Règles de procédure
Chers collègues,
Le vice-président me demande de vous communiquer les règles de procédure à suivre en réunion.
1. Point d’ordre du jour: Demandée en début de séance, cette règle de procédure permet d’insérer un point non prévu à l’ordre du jour ou à l’agenda prévisionnel. Il est validé par les médiateurs ou l’arbitre.
2. Point de règle de procédure: Permet sur simple demande, en dehors du temps consacré à une intervention, d’interrompre la séance en cours pour quelques instants afin d’éclaircir un point de procédure.
3. Motion de Caucus: Permet, hors d’une intervention en cours, de demander un temps de suspension pour une rencontre informelle d’une durée variable de 5 à 10 minutes (seuls deux Caucus de cette nature seront autorisés durant la séance). La motion de Caucus doit être secondée par un Etat membre et accepté à la majorité qualifiée (2/3).
4. Motion de Caucus modérée (interdit passé 19h30): Permet hors d’une intervention en cours, de demander à ce que le point abordé soit au centre de la discussion. Le temps de parole est ainsi redéfinit suivant un nouvel ordre. Un Caucus modéré peut être d’une durée variable de 5 à 10 minutes. La motion doit être secondée par un autre Etat membre puis acceptée à la majorité qualifiée (n’oubliez pas de préciser le temps de Caucus demandé).
5. Suspension de séance: Cette règle de procédure peut être demandée par un Etat membre. La durée de l’ajournement peut être variable, de 10 à 20 minutes. Cette demande doit être secondé par un autre Etat puis acceptée à la majorité qualifiée ; l’arbitre se réserve le droit d’accepter ou de refuser une telle demande (n’oubliez pas de préciser le temps de Caucus demandé).
6. Ajournement de séance: Cette règle de procédure peut être invoquée si les Etats considèrent que le temps imparti pour débattre de certains points est trop court et que la séance doit être ajournée pour des raisons valables qui doivent motiver cette demande. Celle-ci doit être secondée par un autre Etat et acceptée à l’unanimité. L’arbitre se réserve le droit de refuser cette demande si elle n’est pas suffisamment motivée.
7. Clôture de la séance: La clôture de la séance implique que toutes les résolutions présentées et les amendements qui s’y réfèrent sont acceptés et votés systématiquement sans aucun retour en arrière possible. Ainsi à la clôture des débats, le vote aura lieu sur l’ensemble des points présentés. Pour demander la clôture des débats, l’Etat qui en initie la requête doit être secondé par au moins deux Etats supplémentaires, puis cette requête doit être validée par un vote à la majorité qualifiée.
8. Les votes: Les votes auront lieu, soit à la clôture des débats, soit à la demande des Etats ou des médiateurs et arbitres. Le vote d’une résolution finale implique l’acceptation des différents amendements votés au préalable. Une résolution est acceptée si elle réunit la majorité qualifiée. Les amendements sont votés au cours des débats sur des résolutions présentées.
Chaque amendement, pour être accepté, doit réunir une majorité qualifiée. Tous les amendements doivent être rédigés par les Etats qui en sont sponsors et communiqués aux médiateurs qui les introduiront, puis présentés par les Etats sponsors. Les votes se feront à l’instigation des médiateurs qui proposent au vote une résolution, un amendement, un Caucus ou tout autre point soulevé. Seuls les Etats votent (sauf décision antérieure) : en levant leur pancarte sur laquelle est inscrit le nom de l’Etat représenté.
En cas de fraude durant le vote ou en cas de problème avec les acteurs non étatiques (s’ils sont présents lors du vote), une sanction sera appliquée aux acteurs impliqués (étatiques ou non étatiques), en l’occurence l’expulsion de la salle de conférence et l’impossibilité de participer aux autres séances de négociations et de vote. Les votes se feront dans l’ordre suivant: les sponsors, puis les signataires et enfin par ordre alphabétique. Il existe trois réponses possibles lors d’un vote (que ce soit pour une résolution finale, pour les suspensions de séances, Caucus, ou pour faire passer des amendements) : “Oui”, “Non” ou “s’abstient” (une explication en cas d’absention pourra être demandée par un autre Ettat suite au résultat du vote).
Les chargés de communication à l’appel du nom de leur Etat devront se lever et, de manière parfaitement audible, émettre leur voie.
9. Les résolutions, les amendements: Chaque Etat peut porter un projet de résolution ou porter des amendements concernant une résolution. Chaque projet de résolution sera débattu suivant l’ordre dans lequel celles-ci seront communiquées aux médiateurs. Le principal Etat sponsor devra présenter la résolution qu’il porte, celle-ci sera introduite par les médiateurs. Chaque amendement concernant une résolution sera debattu suivant l’ordre chronologique de sa prise en compte par les médiateurs. Chaque amendement devra être présenté par l’Etat qui porte et introduit par les médiateurs.
Conditions requises pour les débats sur les projets de résolution et amendements:
- pour qu’un projet de résolution puisse être débattu il doit être porté obligatoire par un sponsor et deux Etats signataires au minimum.
- chaque amendement concernant la résolution portée devra requérir obligatoirement l’acceptation des deux Etats sponsors. Si l’un des sponsors se “défausse”, l’amendement peut être soit refusé, soit il devra être reformulé.
- les différents amendements concernant une résolution seront débattus suivant les règles de procédure mentionnées précédemment, jusqu’à ce qu’ils soient modifiés et acceptés puis portés au vote.
10. Prise de parole: Seule la personne chargée de la communication aura droit à la parole. La parole est demandée en levant sa pancarte. Le temps de parole pour chaque Etat est de 2 minutes (hors Caucus modéré). Les médiateurs arbitreront les débats. L’ordre des prises de parole se déroulera suivant les demandes, par ordre chronologique. Seuls les votes finaux (cf. règle 8), se dérouleront par ordre alphabétique.
NB: Un Etat peut parfaitement, dans le cadre de négociations, octroyer le reste de son temps de parole à un autre Etat, soit pour obtenir des informations complémentaires, soit pour donner à celui-ci un droit de réponse, soit pour lui demander de confirmer et de clarifier un point partagé, soit pour lui demander son argumentaire si l’Etat en question ne disposait pas d’assez de temps pour terminer sa présentation.
Les Etats qui dérangent le bon déroulement des débats (soit en discutant, soit en faisant passer des notes diplomatiques de manière non appropriée en dérangeant le cours des débats) seront immédiatement sanctionnés par l’arbitre ou les médiateurs. Leur temps de parole pourra être diminué, voire supprimé.
Il est conseillé, pour chaque représentant, d’imprimer et garder ces règles de procédure à portée de main durant l’exercice de simulation.